Benachrichtigungen für Veranstaltungen
Mit Hilfe von Benachrichtigungen steuern Sie die manuelle oder automatisierte Kommunikation mit Lernenden, Referenten und Koordinatoren rund um eine Veranstaltung. Lernen Sie hier, wie der Reiter Benachrichtigungen im Veranstaltungs-Assistent aufgebaut ist und wie Sie mit Benachrichtigungen arbeiten können.
Arbeiten mit Benachrichtigungen
Für jede an der Veranstaltung verfügbare Benachrichtigung können Sie am Veranstaltungs-Assistent Einstellungen treffen. Die Einstellmöglichkeiten sind übergreifend für alle Benachrichtigungen in den folgenden vier Tabs beschrieben – klicken Sie auf einen Tab, um mehr zu erfahren.
Auslöser / Zeitpunkt
Mandanteneinstellungen verwenden
Individuelle Benachrichtigung
Updates oder Empfänger aktivieren
Häufig haben Sie die Möglichkeit, einen Auslöser für die Benachrichtigung zu definieren (z.B. X Tage vor Terminstart, bei Anmeldung etc.) oder den Versand dieser Benachrichtigung für diese Veranstaltung zu unterdrücken.
Wenn eine Benachrichtigung versendet wird, können Sie wählen, ob die Mandanteneinstellungen greifen sollen. Das bedeutet, am Mandanten wurde bereits der Auslöser und der Benachrichtigungstext definiert. Mit der Aktivierung dieser Option nutzen Sie also die systemweit hinterlegten Einstellungen.
Wenn Sie einen eigenen Benachrichtigungstext für diese Veranstaltung verschicken möchten, haben Sie die Möglichkeit, eine individuelle Benachrichtigung zu verknüpfen. Durch Klick auf Auswählen können Sie eine individuelle Benachrichtigung auswählen oder anlegen.
Bei manchen Benachrichtigungen können Sie per Häkchen entscheiden, ob bei einer Änderung eine Benachrichtigung versendet werden soll. Bei anderen Benachrichtigungen haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Empfänger zu definieren.
Wichtige Benachrichtigungen
Hier erklären wir die meist genutzten Benachrichtigungen für Sie.
Anmeldebestätigung
Eine Anmeldebestätigung wird bei Anmeldung verschickt. Wenn die Einladungsmail aktiviert wurde und schon versendet wurde, wird keine zusätzliche Anmeldebestätigung mehr verschickt.
Einladungsmail
Für die Einladungsmail können Sie einen Versandzeitpunkt festlegen. Sie ist hilfreich, wenn die Anmeldebestätigung schon weit zurück liegt und/oder darüber hinaus gehende Informationen versendet werden sollen. Sie können hier eine Vorschau an die Referenten oder Koordinatoren verschicken lassen.
Erinnerung
Die Erinnerung dient dazu, den Lernenden zu erinnern, dass noch Vorbereitungsaufgaben zu erfüllen sind. Unter Vorbereitungsaufgaben versteht man vorangegangene Objekte auf dem Lernpfad (z.B. Lehrmittel, Hürden, Kontrollpunkte).
Feedback
Die Benachrichtigung Veranstaltung – Feedback greift, wenn eine Veranstaltung mit einem Feedback verknüpft ist. Sie weist darauf hin, dass ein Feedback zur Veranstaltung ausgefüllt werden soll. Die Benachrichtigung wird am Veranstaltungs-Assistent ausgewählt oder deaktiviert. Weitere Einstellungsmöglichkeiten finden sich im Kurs-Assistent → Kursinhalte → Eigenschaften des Feedbacks (z.B. Auslöser, manueller oder automatischer Versand).
Weitere Automatische Benachrichtigungen
Wenn die angebotenen Benachrichtigungen Ihren Anwendungsfall nicht abdecken, können Sie selbst weitere automatisierte Benachrichtigungen erstellen. Klicken Sie dazu auf den Reiter Benachrichtigungen → Zusätzliche Benachrichtigungen. Unter automatische Benachrichtigungen können Sie diese Benachrichtigungen konfigurieren. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier:
Alle Benachrichtigungen aus Avendoo sowie ihre Auslöser und den hinterlegten Standard-Text finden Sie in dieser Liste.
Generelle Hinweise zu Benachrichtigungen bei Veranstaltungen
Folgende Informationen sind für Sie wichtig, wenn Sie mit Veranstaltungen und Benachrichtigungen arbeiten.
- Benachrichtigungen an Teilnehmer werden nur versandt, wenn der Terminstatus des Veranstaltungstermins aktiv ist.
- Referenten und Koordinatoren erhalten Benachrichtigungen auch wenn der Termin noch den Status initiiert hat, sofern die Benachrichtigungen konfiguriert wurden.
- Bei Änderungen ist es sinnvoll, bestimmte Benachrichtigungen an Teilnehmer erneut zu versenden, sofern sie ursprünglich aktiviert und versendet wurden. Das System erkennt diesen Fall von selbst und fragt nach, ob die Benachrichtigungen erneut verwendet werden sollen. Das ist der Fall bei den Benachrichtigungen Anmeldebestätigung, Anmeldebestätigung Warteliste und Einladungsmail.
Voraussetzung
- Autoren-Account mit der Berechtigung Veranstaltung: Ändern, erstellen.
- Für das Bearbeiten der Mandanteneinstellungen sowie das Erstellen von individuellen Benachrichtigungen sind weitere Berechtigungen erforderlich.