Abgleich von Nutzerstammdaten
In Avendoo können Nutzer importiert werden. Die Daten der Nutzer werden dazu in eine standardisierte CSV-Datei übertragen und eingespielt. Bei einem automatischen Stammdatenabgleich sorgt ein nächtlicher Vollabgleich dafür, dass neue Nutzerdaten (z.B. aus dem HR-System) in die Avendoo-Lernwelt übernommen werden. Bestehende Accounts werden aktualisiert, z. B. bei Namensänderungen nach einer Heirat. Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, können automatisch anonymisiert, auf inaktiv gesetzt oder gelöscht werden. Das Vorgehen bei der Einrichtung wird in der folgenden Anleitung erklärt.
Vorlage
Diese CSV-Datei dient als Vorlage für den manuellen Import oder den automatischen Abgleich.
Beispiel
Diese CSV-Datei enthält Beispiel-Daten für zwei Nutzer und Erklärungen zu den Spalten.
Checkliste
Mit Hilfe der Checkliste werden wichtige Rahmenbedingungen für die Einrichtung des automatischen Stammdatenabgleichs festgelegt.
1
Festlegung des Mappings
Das Mapping basiert auf der bereitgestellten Vorlage. Sehen Sie nach, welche Daten vorhanden sind und ordnen Sie diese den passenden Spalten zu.
Bitte beachten Sie, dass Begriffe unterschiedlich verwendet werden können. In Ihrem Stammdatensystem kann beispielsweise die „Abteilung“ oder der „Teamname“ gepflegt sein, während diese Daten in der CSV-Datei unter „Organisationseinheit“ stehen.
2
Festlegung des Rohdatenauszugs der vorhandenen Nutzerdaten
In einem Termin mit Ihrem Avendoo Ansprechpartner gehen wir das Benutzerdaten-Mapping durch. Bringen Sie zum Termin einen „Rohdatenauszug“ der vorhandenen Benutzerdaten mit.
3
Prüfung des Mappings
Um die Konfiguration zu testen, wird zunächst ein manueller, initialer (Teil-)Benutzerimport zur Prüfung des Mappings durchgeführt.
4
Konfiguration des Schnittstellenaufrufs
Es erfolgt die Konfiguration des Schnittstellenaufrufs (REST-API) passend zum Mapping. Für die Konfiguration ist eine ausgefüllte Checkliste erforderlich. Diese enthält alle relevanten Informationen zum Nutzerstammdaten-Abgleich.
5
Ausführung des Nutzerimports
Der Import wird von Ihnen durchgeführt, indem die REST-API gemäß der gelieferten Konfiguration aufgerufen wird.
Der REST-API Aufruf wird dann bei Ihnen auf einem System ausgeführt, von dem man über die https-URL (=SSL-verschlüsselt) auf das Avendoo System zugreifen kann.
Alternativ stellen Sie uns die Daten via SFTP-Server zur Verfügung. Es erfolgt die Erstellung des Imports mit cURL.
POST /v1/user/stringImport
Nutzerdaten werden im CSV-Format direkt im Body des API-Calls übermittelt. Dies ist die bevorzugte Methode, da sie effizient und direkt ist.
POST /v1/user/import
Nutzerdaten werden als CSV-Datei per „Multipart-Body“ übergeben. Diese Methode wird genutzt, wenn die Daten aus verschiedenen Systemen stammen und eine Zwischenspeicherung in einer CSV-Datei erforderlich ist.
PUT /v1/user/
Ermöglicht das Anlegen eines einzelnen Nutzers. Diese Methode ist jedoch nicht für das Synchronisieren aller Accounts eines Mandanten geeignet, sondern nur für gezielte Einzelaktionen (z. B. Account-Erstellung aus einem Web-Shop).
6
Resultate des Imports
- Nutzer, die bisher noch nicht im System vorhanden sind, werden als „Neuer Benutzer“ angelegt.
- Bei den Nutzern, die bereits im System vorhanden sind, findet ein Datenabgleich statt. Falls es neue Informationen gibt, werden diese ergänzt oder Informationen, die nicht mehr geliefert werden, gelöscht. Werden keine neuen Informationen geliefert, bleibt der Benutzer ohne Änderung bestehen.
- Wird der Nutzer nicht mehr geliefert, wird dieser auf inaktiv gesetzt, anonymisiert, gelöscht oder endgültig gelöscht. Welche Variante gewählt werden soll, wird vor dem Import mittels Checkliste festgelegt.
Die Spalten in der CSV-Datei sind immer einem Benutzerprofil zugeordnet. Das bedeutet: Für jeden Abgleich darf nur ein Benutzerprofil verwendet werden. Wenn mehrere Profile genutzt werden, werden alle Nutzer, die nicht mehr im Abgleich enthalten sind, automatisch inaktiv gesetzt oder gelöscht.